作業の効率化を見直そう!フローチャートの有効活用方法

2017年12月1日|カテゴリー「12月 ,コラム
作業の効率化を見直そう!フローチャートの有効活用方法
限られた時間の中、業務を行う上でとても重要な役割を担う【フローチャート】。
業務プロセスの可視化は、とても重要なことです。フローチャートのメリットを確認し、より良い業務フローを作成出来るようになりましょう。

業務を可視化する必要性とは?

そもそも、なぜ業務の可視化は必要なのでしょうか?フローチャートのメリットを考える前に、まずは身近な【業務の可視化によるメリット】を考えてみましょう。
おそらく、以下の2つの例は皆さんも使ったことがあるのではないでしょうか。

TODOリスト

TODOリスト
いわゆる、やりたいことの箇条書き、チェックシートですね。
最近では終了した項目をチェックできるようになっている付箋や、スマートフォンのアプリにもあるくらい、気軽に利用している方もいらっしゃるのではないでしょうか。

ガントチャート

ガントチャート
複数の人と共有する際によく利用される計画表です。役割や日数を表示し、目標までの計画を明確にするために用いられます。
プログラムや設計など様々な業界で利用されており、全体共有には最適です。

なぜ、業務の可視化をするのか?

TODOリストやガントチャート、これからお話するフローチャートなど、【業務の可視化】は実は、なくても業務やプロジェクトは進みます。

では、なぜ業務の可視化が必要なのでしょうか?

それは業務を可視化することによって、「仕事の生産性が高まる」メリットがあるからです。

目に見えない作業を実際に見えるように図や表などのチャート化することで、目標を明確に持つことができます。それにより、確実に仕事の成果に違いを出します。
効率よく動くためにはまず、【情報の可視化】をしてみるべきでしょう。

フローチャートのメリット

可視化のメリットがわかったところで、早速フローチャートのメリットも確認してみましょう。

その1 処理手順を明確にできる

業務フローチャートであれば、仕事の手順を明確に理解でき、仕事の効率が上がります。
このため、事務処理の整理や、新人教育の場面などでもフローチャートはよく利用されています。
処理手順を明確にできる

その2 全体で共有・理解できる

フローチャートは、一度に部門別など細かく分けることも可能です。
全体で共有・理解できる
この部門分けをしておくと、誰が何をすべきかを明確化して仕事の流れがわかるようになっています。
複数名で行うプロジェクトで利用することができれば、それぞれの業務を理解したうえでお互いに協力して仕事を進めることが可能です。

その3 業務の見直しができる

仕事全体の流れがわかるフローチャートは、業務全体を俯瞰してみることができ、何かトラブルが発生した際に、問題が発生した部分、その原因などを追究することができます。
原因などを発見することができれば、それに対する対処や、今後の改善策として迅速に次の仕事へと回すことも可能です。

【まとめ】 フローチャートは業務の生産性が高まるカギ

フローチャート導入のメリットは、以下の3つです。
1.処理手順を明確にできる
2.全体で共有・理解できる
3.業務の見直しができる

社内全体でこの【可視化】ができるようになると、全体のまとまりが出て、今までよりも作業効率が上がります。
もちろん、今進行中のプロジェクトなどでも、再度見直しとして、フローチャートを作成してみるのもいいかもしれません。

まだ可視化に取り組んだことがない場合や、なんだか作業が滞っている…なんてことがありましたら、是非一度、情報の可視化をしてみてはいかがでしょうか。